Jak zaplanować kilka przerw cateringowych podczas całodniowego wydarzenia?

Całodniowe wydarzenie firmowe rzadko składa się z jednego długiego bloku. Rejestracja uczestników, prezentacje, warsztaty, spotkania z klientami, część networkingowa czy panel dyskusyjny przeplatają się z momentami, w których uczestnicy mogą odpocząć, napić się kawy i coś zjeść. Jeśli wydarzenie trwa od rana do późnego popołudnia, jedna przerwa cateringowa zwykle nie wystarczy.

Nie oznacza to jednak, że od początku dnia na stole powinien czekać cały zamówiony catering. Produkty przeznaczone na późniejsze godziny mogą stracić świeżość, część przekąsek zostanie zjedzona już rano, a menu dostępne pod koniec wydarzenia będzie znacznie uboższe. Lepszym rozwiązaniem jest zaplanowanie kilku etapów cateringu odpowiadających przebiegowi spotkania.

Rano dobrze sprawdzają się lekkie przekąski o bardziej śniadaniowym charakterze. Po pierwszych blokach programu można wprowadzić inne formaty finger food, w porze obiadowej bardziej sycący lunch, a po południu wrócić do kawy, herbaty i niewielkich słodkich przekąsek.

Najpierw warto więc rozpisać program wydarzenia, a dopiero później dobierać do niego jedzenie. Taki sposób planowania pozwala lepiej wykorzystać przerwy, zachować świeżość produktów i zapewnić uczestnikom odpowiedni rodzaj posiłku w kolejnych częściach dnia.

Ile przerw cateringowych zaplanować podczas całodniowego wydarzenia?

Nie ma jednej liczby, która sprawdzi się podczas każdego wydarzenia. W praktyce przy całodniowym programie warto jednak myśleć o cateringu jako o kilku odrębnych momentach.

Najczęściej można zaplanować:

Nie każde wydarzenie wymaga wszystkich czterech etapów. Spotkanie trwające około sześciu godzin może obejmować lekki poczęstunek na początku, jedną przerwę i lunch. Przy programie od rana do późnego popołudnia dodatkowy coffee break będzie już znacznie bardziej uzasadniony.

Wydarzenie rozpoczynające się później można zaplanować jeszcze inaczej. Pierwszym większym posiłkiem może być lunch, później lekka przerwa kawowa, a na zakończenie bardziej swobodny poczęstunek połączony z networkingiem.

Najważniejsze jest dopasowanie liczby przerw do programu, zamiast stosowania jednego schematu niezależnie od godzin wydarzenia.

Pierwsza przerwa — co podać na początku dnia?

Początek całodniowego wydarzenia nie wymaga rozbudowanego bufetu. Uczestnicy dopiero przychodzą, odbierają materiały, rozmawiają z innymi gośćmi i przygotowują się do pierwszej części programu.

Jeśli spotkanie zaczyna się rano, część osób może pojawić się bez wcześniejszego śniadania. Dlatego obok kawy i herbaty dobrze zapewnić również niewielkie przekąski wytrawne.

Druga przerwa — dlaczego warto zmienić menu?

Jeżeli uczestnicy rano otrzymali mini kanapki i croissanty, podanie dokładnie tego samego zestawu po kilku godzinach może sprawić, że catering stanie się monotonny.

Nie oznacza to konieczności przygotowania zupełnie nowego bufetu. Wystarczy zmienić część produktów.

Na kolejną przerwę można zaplanować mini wrapy, inne rodzaje finger food, soki i niewielkie słodkości. Dzięki temu uczestnicy nadal otrzymują wygodne przekąski, ale mają do dyspozycji inne formaty i smaki.

Mini wrapy dobrze sprawdzają się przy krótkiej przerwie pomiędzy blokami programu. Zwinięta forma jest wygodna do jedzenia, również wtedy, gdy uczestnicy stoją lub rozmawiają przy stole cateringowym. Można przygotować kilka wariantów, tak aby pojawiły się zarówno propozycje klasyczne, jak i bezmięsne.

Jeżeli chcesz szerzej zaplanować małe przekąski na wydarzenie, warto również uwzględnić zasady opisane w poradniku dotyczącym finger food na event firmowy. Przy kilku przerwach szczególnie ważne jest jednak rozłożenie produktów w czasie, zamiast podawania całego wyboru podczas pierwszego coffee breaku.

Lunch — najbardziej sycąca przerwa podczas całodniowego wydarzenia

Przy wydarzeniu trwającym od rana do popołudnia lunch powinien być wyraźnie odróżniony od pozostałych przerw. Po kilku godzinach prezentacji, rozmów czy warsztatów małe przekąski przestają pełnić funkcję pełnego posiłku.

Nie oznacza to, że organizator musi przygotować klasyczny obiad z obsługą kelnerską. W biurze, sali konferencyjnej czy przestrzeni eventowej dobrze sprawdzają się również produkty gotowe do wygodnego podania.

Popołudniowy coffee break — jak zaplanować ostatnią przerwę?

Po bardziej sycącym lunchu uczestnicy nie potrzebują kolejnego dużego posiłku. Popołudniowa przerwa powinna być lżejsza i przede wszystkim dawać możliwość odpoczynku przed ostatnimi blokami programu.

W tym momencie naturalnie wracają kawa i herbata. Obok nich warto zapewnić wodę oraz niewielkie słodkie przekąski.

Dobrym wyborem mogą być Bites, Pastel de Nata, małe ciastka, tartaletki czy inne niewielkie wypieki. Zaletą małych porcji jest możliwość wybrania jednej przekąski bez konieczności sięgania po duży deser po lunchu.

Jeżeli wydarzenie kończy się znacznie później, a od przerwy obiadowej minęło już kilka godzin, można dodać niewielką część wytrawną, np. mini kanapki lub mini wrapy. Nie ma jednak potrzeby powtarzania pełnego lunchu.

Więcej o samym komponowaniu takiej przerwy można znaleźć w poradniku dotyczącym coffee breaku na konferencji. Przy całodniowym wydarzeniu istotne jest przede wszystkim to, aby popołudniowy zestaw uzupełniał wcześniejsze posiłki, a nie powtarzał ich.

Przykładowy układ cateringu na całodniowe wydarzenie

Poniższy harmonogram można potraktować jako punkt wyjścia dla wydarzenia rozpoczynającego się rano i kończącego późnym popołudniem.

Godziny są przykładowe. Przy wydarzeniu z dłuższymi blokami, warsztatami albo rozbudowaną częścią networkingową momenty przerw mogą wyglądać inaczej.

Ważniejsza od konkretnych godzin jest kolejność: lekki początek, urozmaicona pierwsza przerwa, sycący lunch i lżejszy coffee break po południu.

Czy warto wystawić cały catering od początku?

Przy całodniowym wydarzeniu zwykle lepiej tego unikać.

Jeśli wszystkie boxy zostaną otwarte rano, część najpopularniejszych produktów może zniknąć jeszcze przed pierwszą zaplanowaną przerwą. Inne przez kilka godzin pozostaną na stole i stracą świeżość. Pod koniec dnia uczestnicy będą mieli do wyboru przede wszystkim to, czego wcześniej nikt nie wybrał.

Znacznie bardziej praktyczny jest podział zamówienia na kilka części.

Można przygotować:

Dzięki temu każda przerwa ma własną funkcję, a kolejne części cateringu są podawane wtedy, kiedy rzeczywiście są potrzebne.

Takie rozwiązanie jest szczególnie przydatne podczas konferencji, całodniowych szkoleń i warsztatów, w których program ma wyraźnie wyznaczone bloki.

Jak zachować świeżość cateringu przez cały dzień?

Najprostszą zasadą jest niewystawianie wszystkich produktów jednocześnie.

Boxy przeznaczone na późniejsze przerwy warto pozostawić zamknięte do momentu podania i stosować się do zaleceń dotyczących przechowywania konkretnych produktów. Organizator nie musi dzięki temu utrzymywać dużego bufetu przez osiem godzin.

Woda może być dostępna przez cały dzień niezależnie od jedzenia. Podobnie można potraktować część napojów, jeśli miejsce wydarzenia pozwala na ich wygodne ustawienie.

Nie ma również potrzeby planowania kilkunastu różnych produktów na każdą przerwę. Mniejsza liczba dobrze dobranych propozycji ułatwia organizację, a zmiana kategorii pomiędzy kolejnymi etapami dnia nadal zapewnia uczestnikom różnorodność.

Jak uniknąć kolejek podczas krótkich przerw?

Nawet dobrze dobrane menu może być mało praktyczne, jeśli kilkadziesiąt osób próbuje jednocześnie skorzystać z jednego niewielkiego stołu.

Przy większej grupie warto pomyśleć o organizacji bufetu jeszcze przed rozpoczęciem wydarzenia.

Przekąski można rozłożyć na dłuższym stole, tak aby kilka osób mogło podejść do nich jednocześnie. Jeśli przestrzeń na to pozwala, dostęp z dwóch stron dodatkowo usprawnia ruch.

Dobrym rozwiązaniem jest także oddzielenie napojów od jedzenia. Uczestnik, który chce tylko nalać sobie wody albo sięgnąć po sok, nie musi wtedy czekać w tej samej kolejce co osoby wybierające przekąski.

Przy wydarzeniach dla kilkudziesięciu lub ponad stu osób można przygotować dwa podobne punkty cateringowe albo rozłożyć najpopularniejsze produkty w kilku miejscach. Dzięki temu krótka przerwa nie zostaje w całości wykorzystana na oczekiwanie przy bufecie.

Jak uwzględnić różne preferencje uczestników?

Większa liczba uczestników oznacza również większą różnorodność preferencji żywieniowych. Nie trzeba jednak zamawiać bardzo wielu produktów, aby przygotować menu dające realny wybór.

W części wytrawnej warto przewidzieć kilka wariantów, w tym więcej niż jedną opcję bez mięsa. Przy lunchu dobrze połączyć bardziej sycące kanapki czy wrapy z lżejszą propozycją, np. sałatką. Słodkie przekąski również mogą różnić się wielkością i charakterem — część osób chętniej wybierze niewielkie ciastko, inni większy wypiek.

Najważniejsza jest różnorodność kategorii, a nie duża liczba przypadkowych produktów.

Najczęstsze błędy przy planowaniu kilku przerw cateringowych

Jak skomponować kilka przerw z ofertą Gorąco Polecam?

W Gorąco Polecam. Smaki z Piekarni można przygotować catering na całodniowe wydarzenie, wykorzystując gotowe boxy albo komponując własny zestaw. Najlepiej potraktować poszczególne produkty jako elementy kolejnych etapów programu, a nie jedno duże zamówienie wystawiane od razu.

Jeżeli gotowe zestawy nie odpowiadają dokładnie przebiegowi wydarzenia, możesz skorzystać z opcji „Skomponuj swój box” i dopasować proporcje produktów wytrawnych, słodkich, bezmięsnych oraz napojów.

FAQ — przerwy cateringowe podczas całodniowego wydarzenia